ตู้เอกสารเหล็ก

ตู้เอกสารเหล็ก

ตู้เอกสารเหล็ก – เอกสารพอพูดถึง ก็คือ กระดาษที่มีสาระสำคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของหน่วยงานต่างๆ บริษัทห้างร้าน หรือแม้แต่บ้านของเราเอง การจัดเอกสารคือสิ่งที่ต้องทำให้เป็นระบบระเบียบ เพราะอาจจะเกิดปัญหาที่ต้องใช้เอกสารนั้น แต่กลับหาไม่เจอ ก็ต้องเสียเวลาในการหาเอกสารอีก บางทีจนต้องไปแจ้งหาย เพราะลืมไม่รู้ว่าเก็บไว้ที่ไหน พอได้เอกสารมาใหม่แล้วกลับหาเจอ เรื่องนี้จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปเมื่อเอาวิธีที่เราเอามาฝากไปใช้ในการจัดเอกสารกันค่ะ

1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันที เมื่อกระบวนการทั้งหมด เสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นอาจต้องเสียเวลามาจัดการ ใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ

2. จัดการกับเอกสารในทันทีที่ได้รับ จริงๆแล้ว วิธีจัดการกับเอกสาร ที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้คุณจัดการกับมันโดยทันที เช่น หากเป็นจดหมาย อ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ หากไม่มีอะไรก็ทิ้งได้ ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ ได้รับมาแล้ว จัดการทันที จากนั้นก็เก็บเข้าแฟ้มไป หากจำเป็นต้องเก็บ หรือทิ้งไปหากไม่จำเป็น การจัดการกับเอกสารในทันทีที่เห็นนั้น จะลดปริมาณกระดาษในบ้านลงได้อย่างเห็นได้ชัด

3. แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด ควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยัง อยู่ระหว่างปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ผ่านการพิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายและ ผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว ก็ต้องจัดหมวดหมู่ ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หมวดการจำหน่าย ฯลฯ และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด เช่น ในหมวด การเงิน ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ

4. จัดเรียง เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำกับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก อาจจัดเรียงรายการใน หนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่นๆที่ระบุไว้ในเอกสารดังกลว่าวเพื่อให้ สะดวกในการค้นหาและเป็นระเบียบยิ่งขึ้น

5. จัดเข้าแฟ้ม การแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยควรแยกให้ ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนานที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆ ยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดี หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้มาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไรโดยไม่จำเป็นต้องเปิดดู

6. เก็บเข้าที่ ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือนานๆจะเอามาอ้างอิงสักครั้งไว้ด้านล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่หยิบมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสาร สำคัญและข้อมูลความลับต่างๆ ควรจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการป้องกัน เช่นตู้นิรภัย หรือลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้ ส่วนหลักการจัดเรียงนั้นก็อาจจัดเรียงแฟ้ม ตามลำดับอักษรที่ใช้ทั้งไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรคำนึงก็คือไม่ควรเอาหนังสือหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องมาวางปะปนในชั้น เพราะอาจทำให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง

7. คัดแยกว่าสิ่งไหนควรเก็บ สิ่งไหนควรทิ้ง เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ เช่นพวกเอกสารจารบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารแจก หรือจดหมายทั่วๆไป ถ้าจะให้ดีควรแยกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้อ้งเก็บ เช่น ต้องเก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ยืนยันการชำระเงินแค่เดือนสองเดือนเป็นต้น

8. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้ไปใช้งาน จะต้องใส่ “บัตรยืม” หรือ “แฟ้มยืม” ไว้แทนจนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

9. เอกสารที่ใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง และไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร

ตู้ 2 บานเปิดมือจับบิด รุ่น LK-2M (มอก.)

฿5,400.00

• ขนาด กว้าง 91.5 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.
• ผลิตจากเหล็กแผ่น SPCC หนา 0.7 มม.
• โครงตู้ประกอบยึดติดด้วยการเชื่อม CO2 และเชื่อมแบบ SPOT WELDING
• มีแผ่นชั้น 3 แผ่น สามารถปรับระดับความสูงต่ำได้
• ตะขอรองรับแผ่นชั้น หนา 1.4 มม.
• ประตูและแผ่นชั้นมีการเสริมความแข็งแรงด้วยการตามด้วยคานเหล็ก
• มือจับเป็นแบบมือจับบิดมีกุญแจล็อคในตัว
• มีการทำความสะอาดผิวชิ้นงานล้างคราบน้ำมัน-เคลือบ ZINC PHOSPHATE กันสนิม ก่อนพ่นทับด้วยสีคุณภาพดี และอบแห้งด้วยความร้อนและเวลาที่เหมาะสม

ตู้ล็อคเกอร์ 3 ประตู รุ่น PLK-003 (มอก.)

฿6,100.00

• ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.
• ผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 0.6 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า และอบสี
• ประตูแต่ละบานมีช่องระบายอากาศ
• มือจับฝัง ผลิตจากวัสดุ ABS
• มีช่องเสียบบัตรใส่ป้าย
• ระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุด
• มีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตู
• เคลือบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Process
• ได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.1284-2538
• มีให้เลือก1 สี คือ สีเทาสลับ

ตู้ล็อคเกอร์ 6 ประตู รุ่น PLK-006 (มอก.)

฿6,900.00

• ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.
• ผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 0.6 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า และอบสี
• ประตูแต่ละบานมีช่องระบายอากาศ
• มือจับฝัง ผลิตจากวัสดุ ABS
• มีช่องเสียบบัตรใส่ป้าย
• ระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุด
• มีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตู
• เคลือบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Process
• ได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.1284-2538
• มีให้เลือก1 สี คือ สีเทาสลับ

ตู้ล็อคเกอร์ 9 ประตู รุ่น PLK-009 (มอก.)

฿7,300.00

• ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.
• ผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 0.6 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า และอบสี
• ประตูแต่ละบานมีช่องระบายอากาศ
• มือจับฝัง ผลิตจากวัสดุ ABS
• มีช่องเสียบบัตรใส่ป้าย
• ระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุด
• มีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตู
• เคลือบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Process
• ได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.1284-2538
• มีให้เลือก1 สี คือ สีเทาสลับ

ตู้ล็อคเกอร์ 12 ประตู รุ่น PLK-012 (มอก.)

฿7,850.00

• ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.
• ผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 0.6 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า และอบสี
• ประตูแต่ละบานมีช่องระบายอากาศ
• มือจับฝัง ผลิตจากวัสดุ ABS
• มีช่องเสียบบัตรใส่ป้าย
• ระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุด
• มีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตู
• เคลือบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Process
• ได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.1284-2538
• มีให้เลือก1 สี คือ สีเทาสลับ

ตู้ล็อคเกอร์ 18 ประตู รุ่น PLK-018 (มอก.)

฿8,800.00

• ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.
• ผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 0.6 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า และอบสี
• ประตูแต่ละบานมีช่องระบายอากาศ
• มือจับฝัง ผลิตจากวัสดุ ABS
• มีช่องเสียบบัตรใส่ป้าย
• ระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุด
• มีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตู
• เคลือบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Process
• ได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.1284-2538
• มีให้เลือก1 สี คือ สีเทาสลับ

ตู้เอกสาร 4 ลิ้นชัก รุ่น PFC-44 (มอก.)

฿8,800.00

• ขนาด กว้าง 46.7 ลึก 61.7 สูง 132 ซม.
• ผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 1.0 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า และอบสี
• มีตัวล็อคป้องกันลิ้นชักหลุด (Drawer Stop)
• หน้าลิ้นชักมีมือจับชุบโครเมี่ยม
• หน้าลิ้นชักมีที่เสียบบัตรใส่ป้ายชื่อทำด้วยเหล็กชุบโครเมี่ยม
• สามารถเก็บเอกสารแบบแฟ้มแขวน
• กุญแจระบบ Central Lock ล็อคพร้อมกัน 4 ลิ้นชัก
• เคลือบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Process
• ได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.63-2523
• มีให้เลือก 1 สี คือ สีเทาเข้ม

songkhlalaow